Zakładanie firmy: 8 prostych kroków do wyboru biura rachunkowego

Jeśli planujesz założyć własną działalność gospodarczą, to prawdopodobnie przerażają Cię wszelkie kwestie księgowe.
Niestety, polskie przepisy podatkowe są stosunkowo zawiłe i odnaleźć się w tym gąszczu wcale nie jest tak łatwo.
Dlatego zdecydowanie lepiej jest zlecić obsługę księgową na zewnątrz. Tylko rodzi się pytanie,  jak wybrać biuro rachunkowe? Jeśli chcesz wiedzieć, jak uniknąć błędów decydując się na księgową, koniecznie przeczytaj nasz artykuł.

Jak prowadzić księgowość własnej firmy?

Rozliczenie firmy możesz realizować na cztery sposoby.
Pierwsza opcja oznacza, że sam możesz prowadzić księgowość przedsiębiorstwa. O ile, w przypadku ryczałtu czy karty podatkowej jest to stosunkowo proste i możesz z powodzeniem sam to robić. O tyle w przypadku zasad ogólnych, czyli skali podatkowej lub podatku liniowego, już tak łatwo nie jest.

Głównie wynika to z mnogości ewidencji, które wówczas musisz prowadzić. Książka przychodów i rozchodów, ewidencja środków trwałych, to tylko nieliczne z nich. Do tego dochodzi ewidencja VAT-u, jeżeli jesteś płatnikiem podatku VAT.
Pamiętaj też o tym, że przepisy bardzo często się zmieniają, więc jeżeli sam jesteś u siebie księgowym, to musisz być z nimi na bieżąco. Co utrudnia codzienne zarządzanie firmą. Licz się z tym, że jeżeli sam rozliczasz firmę, to masz mało czasu na jej prowadzenie i toniesz w „papierach”.

Drugą drogą jest zatrudnienie księgowego. To on Cię odciąży, jednak będzie stanowił dla Twojej firmy dodatkowe obciążenie w postaci pensji, a także kosztów jakie będziesz ponosił z tego tytułu. Pracownik to również ryzyko choroby czy zwolnień, więc wówczas Twoja księgowość może być pozostawiona sama sobie.

Trzeci model to programy księgowe. Wystarczy, że będziesz wpisywał kwoty w odpowiednie miejsca, a program sam przeprowadzi wszystkie rozliczenia, a także wystawi faktury. To wygodne, jednak niesie ze sobą koszty, które ponosisz na zakup programy, a także zabiera czas.
Czwarty sposób to zewnętrzne biuro rachunkowe. Naszym zdaniem to najlepsze rozwiązanie, w którym znikają z Twojej głowy wszelkie problemy księgowe.
Zatem jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

8 kroków do wyboru biura rachunkowego

1. Sprawdź certyfikaty

Do 2014 roku, aby prowadzić biuro rachunkowe należało posiadać certyfikat Ministra Finansów. W tej chwili, w związku z deregulacją, przestał być on wymogiem. Co powoduje, że praktycznie każdy może prowadzić zarobkową działalność w zakresie rozliczeń księgowych.
Jednak to właśnie certyfikat daje Ci większą pewność rzetelności i wiarygodności biura. Dlatego decydują się na zewnętrzną księgowość, sprawdzaj, czy dana firma legitymuje się certyfikatem.

2. Bezwzględnie wymagaj ubezpieczenia OC

Każde biuro księgowe, co do zasady powinno mieć wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Daje Ci to podstawę do ubiegania się o roszczenia, jeżeli biuro prowadząc Twoją księgowość popełniło błąd. Tym samym narażając Cię na odpowiedzialność karnoskarbową. Pamiętaj o tym, że za prawidłowość rozliczeń z urzędem skarbowym odpowiadasz Ty sam. Zatem nawet w sytuacji, kiedy biuro złoży błędne deklaracje, konsekwencje poniesiesz Ty. Natomiast ubezpieczenie pozwoli Ci dochodzić później swoich praw.

3. Poproś o referencje

Przed wyborem biura rachunkowego poproś o referencje od poprzednich klientów. To także ważny znak, który znacząco uwiarygodnia daną firmę. Referencje pokazują rzetelność oraz profesjonalizm biura.
Warto również sprawdzić listę klientów, z którymi konkretne biuro rachunkowe dotychczas współpracowało. Im są to większe i bardziej znane firmy, tym masz większa pewność prawidłowości prowadzonych rozliczeń.
Poszukaj również opinii na temat biura w Internecie. Sprawdź profil firmowy na Facebook’u (jeśli jest), przejrzyj fora Internetowe lub branżowe portale.

4. Sprawdź doświadczenie w danej branży

Jeżeli myślisz o nawiązaniu współpracy z biurem rachunkowym, kieruj się do tych podmiotów, które mają doświadczenie w rozliczaniu firm z Twojej branży.
Daje Ci to większą pewność prawidłowości rozliczeń. Biuro zna dokładnie przepisy i zasady rozliczeń w danym sektorze, wie, na co uważać i jakie są na przykład metody generowania kosztów, które pozwolą Ci obniżyć podatki.
Nie decyduj się na biura rachunkowe ogólne, ponieważ jakość oferowanych usług może być niższa. Pamiętaj, że specjalizacja jest znacznie lepszym rozwiązaniem.

5. Zapytaj o cennik

Ważne, żeby dane biuro księgowe posiadało jasny i przejrzysty cennik. Wówczas będziesz dokładnie wiedział, za co i ile musisz zapłacić. Sprawdź, od czego uzależniona jest końcowa cena. Dopytaj, czy są jakieś koszty dodatkowe. Może okazać się bowiem i tak, że np. po przekroczeniu określonego limitu dokumentów księgowych, będziesz musiał dopłacać.

6. Zweryfikuj formę dostarczania dokumentów

Najlepiej, jeżeli to ktoś z biura będzie przyjeżdżał do Ciebie po odbiór dokumentów. Ewentualnie wybieraj te biura rachunkowe, do których możesz przesłać faktury i inne dokumenty księgowe drogą elektroniczną. To bardzo wygodne rozwiązanie, które oszczędza Twój czas i pieniądze. Nie stoisz w korkach, nie tracisz czasu, który możesz przeznaczyć na rozwój swojej firmy.
Ponadto doprecyzuj, w jakim czasie masz dostarczyć potrzebne do rozliczeń dokumenty.
Zwróć również uwagę na to, w jakich godzinach biuro pracuje. Czy kontakt z biurem jest tylko i wyłącznie w godzinach pracy. Czy będziesz miał możliwość w nagłych przypadkach skontaktować się z kimś z księgowości?

7. Zapytaj o reprezentowanie przez urzędami

Wybierając biuro rachunkowe sprawdź, czy będzie Cię reprezentowało przez urzędami. To także ważne, szczególnie na wypadek kontroli. Czy biuro będzie obecne podczas kontroli, czy Ty sam musisz sobie ze wszystkim poradzić? W jaki sposób składane będą deklaracje? Czy wszystkim zajmie się biuro i wyśle je za Ciebie? Czy Ty sam będziesz musiał jeździć po urzędach?

8. Sprawdź formę kontaktu i przypomnień o płatnościach

Powinieneś mieć szeroką możliwość kontaktu z biurem rachunkowym. Począwszy od osobistych spotkań, a skończywszy na kontakcie telefonicznym lub mailowym.
Ponadto ustal, w jaki sposób biuro będzie przypominało Ci o nadchodzących płatnościach do urzędu skarbowego lub ZUS-u. To ważne, bo każde przeoczenie może Cię dodatkowo kosztować.

Podsumowanie

Wiesz już, w jaki sposób wybrać dobre biuro rachunkowe. To o tyle ważne, że każdy błąd w rozliczeniach z fiskusem może Cię drogo kosztować. Dlatego wybieraj rzetelne i sprawdzone biura księgowe.
Zwróć uwagę na posiadane certyfikaty, a także polisę OC. Ważne jest również to, aby biuro rachunkowe posiadało doświadczenie w rozliczeniach firm z Twojej branży. Nie decyduj się na najtańsze firmy. Oszczędności na księgowości mogą mieć naprawdę opłakane skutki.

Zanim podpiszesz umowę z konkretnym podmiotem księgowym, sprawdź listę klientów, dla których biuro pracowało oraz referencje. Poszukaj również opinii na temat biura w Internecie.

Dowiedz się, w jaki sposób masz przekazywać dokumenty księgowe, a także, w jakim terminie masz to zrobić. Zapytaj, czy możesz liczyć na dodatkową pomoc oraz czy biuro będzie reprezentowało Cię przed urzędami.
Taki wybór zapewni Ci spokój oraz pewność, że wszelkie rozliczenia księgowe Twojej firmy przeprowadzane są w pełni prawidłowo.

One thought on “Zakładanie firmy: 8 prostych kroków do wyboru biura rachunkowego

  1. Pingback: Zakładanie firmy: ile kosztuje założenie własnej firmy? | Profesjonalne Doradztwo Biznesowe

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *