Zakładanie firmy: zatrudnianie osób spokrewnionych

Wielu naszych Klientów zgłasza się do nas z pytaniem, czy mogą w swoich firmach zatrudnić osoby spokrewnione?
W związku z tym, że wątpliwość dotycząca zatrudnienia osoby spokrewnionej w jednoosobowej działalności gospodarczej przewija się bardzo często. Postanowiliśmy wyjaśnić wszelkie kwestie z tym związane. Zatem, jak to jest z tym zatrudnianiem osób spokrewnionych? Można czy nie można? Jakie konsekwencje wiążą się z pracą osób spokrewnionych w firmie?

Kogo można zatrudnić w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Jako przedsiębiorca masz prawo zatrudniać w firmie kogo tylko zechcesz. O ile spełnia Twoje wymagania i oczekiwania.
Oczywiście zatrudnienie pracowników, niezależnie od tego, czy będą to osoby z Twojej rodziny, czy całkiem obce, rodzi pewne konsekwencje. Po pierwsze, będziesz musiał wypłacać im pensje. Po drugie, będziesz musiał odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy za swoich pracowników. Po trzecie, będziesz musiał opłacać część składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Zatrudnienia osób spokrewnionych
Niezależnie od tego, czy chcesz dać zatrudnienie osobie spokrewnionej na umowę o pracę. Czy tylko z Tobą współpracują bez umowy i nieodpłatnie. Musisz przestrzegać określonych przepisów prawa związanych głównie z kwestiami opłacania składek ZUS.

Jeżeli ktoś z Twojej rodziny pomaga Ci w prowadzeniu biznesu, to może stać się  osobą współpracującą. A to rodzi konieczność odprowadzania składek na ubezpieczenia, w takiej samej wysokości jak za Ciebie, czyli właściciela firmy. Nie możesz liczyć tutaj na żadne preferencje. Płacisz zatem składki od 60% średniego wynagrodzenia. Pamiętaj, że składki ubezpieczeniowe osób współpracujących nie są zależne do wysokości ich pensji. Zatem takie rozwiązanie jest korzystne przy wysokich zarobkach osoby współpracującej.

Kim jest osoba współpracująca?
Zgodnie z art. 8 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osobami współpracującymi mogą być:

  • małżonek,
  • dziecko własne lub przysposobione (adoptowane),
  • dziecko małżonka,
  • przysposobione dziecko małżonka,
  • rodzic,
  • macocha i ojczym,
  • osoba przysposabiająca.

Aby taką osobę można było uznać za osobę współpracującą, musisz prowadzić z nią wspólne gospodarstwo domowe. Osobami współpracującymi nie są współlokatorzy lub konkubenci. Nawet, jeśli prowadzicie wspólne gospodarstwo domowe.

Pamiętaj, że osobami współpracującymi nie będą kuzyni, bracia, siostry. Jeśli je zatrudniasz, to przez organy podatkowe i ubezpieczeniowe, traktowane są jako zwykli pracownicy.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku umowy zlecenia. Jeżeli masz zamiar zatrudnić członka rodziny, która może zostać uznana za osobę współpracującą, na podstawie umowy zlecenia. To wówczas stosuje się zasady ogólne. W takiej sytuacji osoba z Tobą spokrewniona nie jest traktowana jako osoba współpracująca, tylko zwykły pracownik.

Jak zgłosić osobę współpracującą do ZUS?
Analogicznie jak w przypadku zatrudniania pracowników. Osobę współpracującą musisz zgłosić do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia podjęcia współpracy.
W tym celu wypełniasz druk ZUS ZUA. Dodatkowo powinieneś również złożyć formularz ZUS ZFA, ponieważ stajesz się płatnikiem składek.

Zgłoszenia osoby współpracującej do ubezpieczeń dokonujesz poprzez wpisanie odpowiednich kodów ubezpieczenia:

  • 01 10 x x -  osoba zatrudniona na umowę o pracę – pracownik ,
  • 04 11 x x - osoba wykonująca umowę zlecenie,
  • 05 11 x x - osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą.

Natomiast jeżeli osoba współpracująca z Tobą pracuje na etat w innej firmie, z wynagrodzeniem na poziomie minimalnej krajowej i z tego tytułu ma odprowadzane składki na ubezpieczenie. Wówczas rejestrujesz ją na druku ZUS ZZA i opłacasz jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Co więcej, co miesiąc musisz składać w ZUS-ie odpowiednie formularze:

  • ZUS RCA – jest to imienny raport miesięczny informujący o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
  • ZUS RZA – to z kolei raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, stosujesz go wtedy, kiedy opłacasz osobie współpracującej jedynie składki zdrowotne.
  • deklarację rozliczeniową ZUS DRA, przygotowujesz ją na podstawie imiennych raportów miesięcznych.

Kiedy wyrejestrować osobę współpracującą z ZUS?
Jeśli osoba współpracująca zakończy pracę w Twojej firmie, musisz ją wyrejestrować z ubezpieczeń. Dokonujesz tego poprzez druk ZUS ZWUA. Wyrejestrowujesz osobę współpracującą w ciągu 7 dni od dnia zakończenia współpracy.
W takiej sytuacji wyrejestrowujesz również siebie jako płatnika składek. Robisz to za pomocą formularza ZUS ZWPA.

Koszty osoby współpracującej
Pensja osoby współpracującej nie jest kosztem uzyskania przychodu. Zatem nie możesz sobie o nią pomniejszyć swojego przychodu, a tym samym wymiaru podatku.
Kosztem może być natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne. Miej na względzie, aby pensja, którą wypłacasz osobie współpracującej oscylowała wokół średniej krajowej dla danego stanowiska. Jeśli urząd skarbowy w przypadku kontroli stwierdzi, że jest zaniżona. Mogą czekać Cię przykre konsekwencje.

Do kosztów, o które możesz pomniejszyć swój przychód zalicza się:

  • koszty podróży służbowej osoby współpracującej,
  • diety,
  • koszty szkoleń,
  • wydatki związane z użytkowaniem samochodu służbowego.

Rozliczenia podatkowe osoby współpracującej
Jeśli w Twojej firmie pracują osoby spokrewnione z Tobą, to musisz w ciągu roku podatkowego obliczać należne zaliczki na podatek za te osoby. I oczywiście odprowadzać je do urzędu skarbowego.

Po zakończeniu roku podatkowego rozliczasz osobę współpracującą na formularzu PIT-11. Nie zapomnij również o tym, aby do końca stycznia roku podatkowego złożyć w urzędzie skarbowym PIT-4R. Zawarte są w nim informacje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy osoby współpracującej.

W przypadku osoby współpracującej mamy do czynienia z podwójnym opodatkowaniem. W firmie oraz u samej osoby współpracującej.
Nieco inaczej sprawa wygląda, jeżeli osoba współpracująca z Tobą nie pobiera wynagrodzenia. Wówczas nie masz obowiązku składania deklaracji podatkowych. Rodzi to jednak inne zobowiązania.

Przede wszystkim w sytuacji nieodpłatnego świadczenia pracy przez osobę współpracującą, licz się z tym, że będziesz musiał z tego tytułu odprowadzić należny podatek. Wynika to z faktu, że praca nieodpłatna traktowana jest jako przychód.
Na szczęście istnieje od tego wyjątek. Nie będziesz musiał płacić podatku, jeżeli osoba współpracująca, która pomaga Ci bezpłatnie jest Twoją bliską rodziną.
Czyli musi być to osoba zaliczająca się do I i II grupy podatkowej, w rozumieniu przepisów o podatku od spadków darowizn. Do tych grup zaliczają się m.in. następujące osoby:

  • małżonek,
  • zstępni, czyli dzieci własne i przysposobione, wnuki, prawnuki,
  • wstępni, czyli rodzice, dziadkowie, pradziadkowie,
  • pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha, teściowie, zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców.

Podsumowanie
Analizując powyższe informacje możesz dojść do wniosku, że zatrudnianie u siebie w firmie członków najbliższej rodziny, wcale nie jest takie opłacalne. Po pierwsze, w takiej sytuacji będziesz musiał płacić dość wysokie składki na ubezpieczenie do ZUS. Po drugie, pensja osoby współpracującej nie może być kosztem i nie możesz w ten sposób obniżyć swoich przychodów. Po trzecie, w sytuacji osoby współpracującej możemy mówić o podwójnym opodatkowaniu. Co także nie jest specjalnie korzystne.
Po czwarte, jeżeli pensja osoby współpracującej będzie zbyt niska w stosunku do realiów rynkowych, mogą czekać Cię dość wysokie kary.
Dlatego czasami lepiej jest zatrudnić osoby zupełnie obce, niż posiłkować się pomocą najbliższych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>